연사: 김세중

 Q1

앞서 강의 중 언급 된 사례인 'QC 시험기록서를 시험자가 마음대로 인쇄해서 사용하는 상황'으로 연결 될 수 있겠습니다. 이 것이 데이터의 진실성을 의심하는 상황으로 연결되는 것이지요. 다시말해, 그 시험 시설에서 생산 된 모든 데이터가 조작 되었을 가능성 까지도 생각할 수 있는 굉장히 치명적인 GMP 위반사항이 될 수 있습니다.

 Q2

설비 기능상의 문제로 인하여, 여러가지 아이디 생성이 되지 않는 경우, 작업자들이 Operator로 설정된 아이디를 공유할 가능성이 있습니다. 이경우 별도로 제조기록서나 별첨에 기록하는 것도 문제가 될 수 있는건가요?

앞서 강의 중 언급 된 실사 사례에서 보신 바와 같이, 설비가 오래되어 ID, PW와 같은 계정을 생성할 수 없는 설비를 사용하고있다는 것 그 자체가 GMP 위반으로 지적 된 사례가 있습니다. 이러한 사례들은 최근 몇 년 사이에 나온 사례가 아니라 오래 된 기준인 만큼, 설비를 교체하던지 혹은 소프트웨어 업그레이드를 고려 할 필요가 있습니다.

 Q3

 기본 원칙은 동일합니다. 개개인별로 ID와 PW를 부여하셔야합니다. 시설 노후, 회사 예산 등 어떠한 이유이건 하나의 ID및 PW를 한 명 이상이 공유하는 것은 기본적으로 기록의 원칙을 위반하는 것으로, 굉장히 치명적인 위반사항입니다.

 Q4

Meta data 와 출력 data의 보존시간은 언제까지 보관해야할까요? 데이터양을 생각하면 보관시간에대한 고민이 필요할것같습니다.  

 메타 데이터와 데이터의 보존기관 관련하여, 종이 데이터와 동일하게 생각하시면 됩니다. 기록서 별로 GMP 규정에 보존기간이 규정되어 있습니다. 일반적으로 제조기록서, Batch기록서의 경우 여러가지, EU GMP 등을 감안하면 5년 이상 보관하실 필요가 있습니다. On-Going Stability Batch, Validation Batch, 변경 이후 Validation Batch 등 중요 이벤트가 발생했었던 Batch의 종이 기록서와 전자파일은 영구 보관을 한다던지 등 종이 기록서와 동일하게 전자파일의 보관기관을 설정하시면 될 것 같습니다.

 Q5

환경모니터링 미생물 배양 후 데이터관리는 어떤식으로 해야될까요? 사진 첨부만 하면 될까요? 사진이 데이터 조작 여부가 있기 때문에, 다른 방법이 있는지 알고 싶습니다.

중요한 것은 데이터의 진실성 확보입니다. 미생물 배양 이후 관찰 시에 사진을 찍어 시험 기록서에 부착할 수 있습니다. 이때 관찰 행위의 원본 데이터는 관찰 시점에 완성된 전자 파일(이미지 파일)이고 인화한 사진은 인쇄 사본(printed copy)에 해당됩니다. 전자 파일에는 이미지 데이터 이외에도 찍은 일자와 시간 등 여러 가지 메타 데이터가 있습니다. 그러므로 이미지 전자 파일을 안전하게 보관 관리하고, 시험 기록서에 인화한 사진을 부착하며, 사진에 파일명을 기재하여, 언제든지 원본 전자 파일을 용이하게 갖고 와서 보여줄 수 있도록 하는 것이 바람직하다고 생각합니다.

 Q6

 마지막에 설명하여 주신 문서 보관자에 대한 임명, 보관 절차, 관리자 부재시 대체자 임명, 시건장치화 등의 절차 정도만 있으면 충분할까요? 아니면 혹시 좀 더 필요한 부분이 있나요?

 중요한 것은 문서 보관 담당자의 독립성이라 생각합니다. 보관 대상 문서의 내용으로부터 독립된 부서에 속한 자, 보관 대상 문서의 생산/검토/승인에 관련된 부서(생산, QC, QA 등)에 소속되지 않은 자를 문서 보관 관리 담당자로 하는 것이 보관 단계의 조작을 방지하는데 중요하다고 봅니다. 그 이외에는 말씀하신 절차를 갖추면 될 것 같습니다.

 Q7

 min-back up된 데이터에 대한 recovery test의 주체는 누가 실시하며, 얼마 주기로 하는 것이 바람직한가요?  

 백업 데이터의 recovery test 주체와 주기는 회사 상황을 고려해 정하면 될 것 같습니다. 중요한 것은 "legibility" 원칙에 따라 보관 기간 동안 기록을 실사자에게 용이하게 제공(readily available)할 수 있어야 합니다. 기록 보관 기간 동안 전자/종이 기록을 손상 없이 완전한 상태로 유지하는 것이 중요하고, 이를 위해 자체적으로 주체와 주기를 정해 테스트를 하여 데이터의 legibility가 유지되는지 확인해야 할 것입니다.

 Q8

 장비 데이타 백업 시 월별 누적으로 가야하는지??아니면 해당 월 단위로 백업하면 되는지요?누적 백업 시 데이타량이 엄청 많아서요  

 시험 장비에서 생산된 전자 데이터를 월 단위로 백업하는 행위가 미국 FDA 실사에서 지적된 적이 있습니다. 시험 장비가 생산한 원본 전자 데이터가 30일 동안 고의적/우발적 조작 행위, 고의/실수에 의한 파일 훼손 등 위험한 상태에 방치되었기 때문입니다. 정해진 백업 주기는 없지만, 원본 기록(종이/전자)의 안전한 보관 관리에 중점을 두어 백업 주기를 정할 필요가 있습니다.

 Q9

 정본(True copy)의 관리범위가 어떻게 되나요. 감열지와 같이 비영구적 기록 외에도 정본관리가 필요한가요?

 True copy를 반드시 유지해야 한다는 기준은 없습니다. 원본 보관이 필수이고, true copy는 필요에 따라 만들 수 있습니다. 그리고 true copy는 데이터의 양(메타 데이터(감사 추적 정보 등) 포함)과 데이터 형식이 원본과 동일해야 합니다. 만약의 경우(예, 화재 등으로 인한 기록 훼손 사태)에 대비해 true copy를 만들어 보관하기도 하는데, 이때 true copy만 보관하고 원본을 폐기하면, 규제 기관이 데이터의 진실성을 의심하는 경우, 즉 true copy가 원본의 좋지 않은 데이터를 좋은 데이터로 조작한 것이 아닌지 의심하는 경우에, 적절히 대응하지 못할 위험이 있습니다.

  연사: 박준규

 Q1

 조회용 아이디로 전자 Data를 출력하여 종이 제조기록서에 첨부하는 것 또한 가능할까요?

 규정에서는 데이터를 조회하기 위한 용도로 아이디를 사용하거나, 공유하는 것을 허용하고 있습니다. 하지만 전자적인 기록을 출력하여 첨부할 때는 전자 기록의 동적인 특성을 유지하는 것이 어려울 것으로 판단됩니다. 따라서 전자 기록을 출력하여 첨부하고자 할 때는 최대한 동적인 특성을 표현할 수 있도록 관련 데이터 (예를 들어 크로마토그래피 장비의 경우, 데이터 획득에 사용한 설정 파일과 데이터 처리에 사용할 설정 파일, 그리고 분석 순서 및 검체에 대한 정보를 포함하고 있는 시퀀스 파일 등) 를 모두 출력해야 할 것으로 생각되며, 특히 Audit Trail 정보를 같이 출력하여 첨부하고, 해당 정보를 검토하는 것이 필요할 것으로 생각됩니다. 그리고 언제라도 검토자와 승인자 또는 감사자가 데이터와 관련 메타 데이터, Audit Trail 정보를 직접 확인할 수 있도록 관리하는 것이 필요합니다.

 Q2

 Audit trail 의 출력 주체는 시험자가 되어도 무방할지요?

 Audit Trail 정보를 출력하여 첨부하는 행위를 시험자가 하는 경우에는 해당 정보를 출력할 때 관련되는 모든 정보가 출력되며, 시험자가 임의로 추가, 변경, 삭제할 수 없다는 것을 미리 검증하였다면 시험자가 출력하는 행위는 가능할 것으로 생각됩니다.

 Q3

 데이터를 만약 QC 팀장이 검토하고 QA책임자가 승인하는 경우 QC 팀장이 해당 audit trail 까지 모두 포함하여 검토하였다고 했을 때 QA 책임자 또한 중복으로 해당 자료와 audit trail 및 관련 자료를 모두 확인하여야 하는 책임이 이중으로 생기나요?더블체크가 한번 되었으니까 승인자는 해당 보고서만 확인하고 승인해도 문제가 없다고 판단해도 되나요?

 데이터를 검토 또는 승인하는 사람은 해당 데이터와 관련되는 Audit Trail 정보까지 같이 검토 또는 승인할 것을 요구하고 있습니다. 따라서 검토자가 데이터와 Audit Trail 을 검토하였다고 하더라도, 승인자 역시 데이터와 Audit Trail 을 검토한 후 승인하는 것이 적절할 것으로 생각됩니다.

 Q4

 Dynamic data 가 아닌 static data 에 대해 출력물 원본으로 보관을 한다면, true copy 로서 감열지의 복사 외 추가적인 복사물, 스캔파일 보관은 반드시 필요한 요구사항은 아닌건가요?

 정적인 데이터에 대해서 출력물 원본으로 보관하는 경우에는 별도의 True copy 가 필요하지 않을 것으로 생각됩니다. 하지만 출력물 원본의 의무적인 보관 기간 동안 원본이 훼손 또는 분실되지 않도록 보관하여야 하며, 언제라도 데이터를 가용한 상태로 보관해야 합니다. 예를 들어서 정적인 데이터가 감열지와 같은 매체에 출력한 형태인 경우나 잉크를 사용하여 출력하는 출력물로 만들어지는 경우에는 시간이 경과함에 따라 데이터의 가독성이 떨어질 수 있으며, 이러한 경우 해당 데이터를 별도의 True copy 로 보관하는 것이 필요할 수 있습니다.

 Q5

 크로마토그램 분석 시 시험마다 integration parameter가 조금씩 바뀌는데, 각 시험에 사용한 integration method를 각각 남겨두어야하나요?

 크로마토그래피 장비에서 데이터를 처리하는 integration parameter 를 포함하여 분석 방법에 대한 설정 파일은 분석을 수행하는 담당자가 임의로 변경할 수 없도록 하는 것이 원칙입니다. Integration parameter 를 임의로 변경할 수 있다는 것은 데이터의 처리 과정에서 분석 담당자에 따라 결과가 바뀔 수 있다는 것을 의미합니다. integration parameter 의 변경은 분석 담당자가 아닌 검토자 또는 실험실 책임자의 검토 및 승인이 필요한 사항이며, 변경된 integration parameter 는 당연히 데이터와 함께 보관해야 합니다. 그렇지 않은 경우는 해당 데이터의 분석 및 처리 과정을 재현할 수 없게 되므로, 데이터 무결성의 원칙을 벗어나는 것으로 생각됩니다.

 Q6

 별도의 소프트웨어가 없는 육안관찰 시험법의 경우 Audit trail 개념을 어떻게 적용시킬 수 있을까요?

 육안 관찰 시험법의 경우 데이터를 획득하는 과정에서는 Audit Trail 이 생성되지 않는 것이 당연합니다. 하지만 육안 관찰 시험 결과를 처리하는 과정, 예를 들어 LIMS 에 결과를 입력하는 과정부터는 Audit Trail 정보가 필요합니다. 육안 관찰 시험법의 경우는 ALCOA 의 원칙 가운데 Contemporaneous (동시성) 의 원칙이 적절하게 적용되고 있는지 점검이 필요합니다. 즉 데이터를 획득한 시점에 바로 기록이 이루어지는지 확인이 필요합니다.

 Q7

 데이터의 백업을, 데이터와 이해관계가 있는 자가 수행하고, 그 백업된 데이터를 이해관계가 없는 자가 검토하는 것은 어떻게 생각하시나요?

 통상적으로 백업은 사용자가 아닌 시스템 관리자가 수행하는 것이 적절하다고 생각됩니다. 시스템 관리자는 해당 데이터에 대해 이해 관계가 없는 사람이 담당하도록 하고 있으므로, 백업도 이해 관계가 있는 사람이 수행하는 것은 적절한 역할 분담이 아니라고 판단될 수 있습니다. 이해 관계가 있는 사람이 백업을 수동으로 수행하는 경우, 임의로 특정 데이터를 백업에서 제외 (잘못된 분석, 제외하고자 하는 데이터 파일 등) 하는 경우가 발생할 수 있으며, 이러한 경우 검토자가 확인하기 어려울 것으로 생각됩니다.

 Q8

 생산장비 또한 Audit Trail Review가 필요한가요? Audit Trail 기능이 완전하지 않은 설비들의 경우, 대처방안이 궁금합니다

 생산 장비도 GMP 와 관련되는 중요 데이터를 생성하고 있으며 (예를 들어 기기의 가동 정보) 제조 기록서에 해당 정보를 첨부합니다. 따라서 생산 장비에서 전자 기록이 생성되는 경우라면, 해당 기록을 검토 또는 승인하는 사람이 관련되는 Audit Trail 정보를 함께 검토 또는 승인할 것을 요구하고 있습니다.

 Q9

 US 규정 Q8번에 생산 중 중요스템 후 audit trail review에 대한 규정을 언급하고 있습니다.  규정된 절차서에 따라 수동적분에 대해 supervisor 가 수행을 한다면 정상적인 data 로서 인정받을 수 있는건가요? 예외적으로 수동적분을 해야하는 경우가 절차서에 규정되어 있고 audit trail review를 통해 수동적분한 데이터들을 적절히 검토한다면 가능하지 않을까요? 수동적분에 대해 저도 내부 규정을 통해 가능하다고 생각합니다. 본 GBC 를 통해 공식적으로 답변을 듣고자 함 입니다.

 원하시는 공식적인 답변은 아닙니다만 개인적인 의견을 말씀드리면 크로마토그래피 장비에서의 수동 적분과 관련되는 적용 방법은 다음의 방법이 가능하다고 생각합니다. 첫째는 수동 적분을 수행하는 경우에 대해 실험실의 관련SOP 에 정의되어 있어야 합니다. 어떠한 경우에 수동 적분을 실시할 수 있고, 관련되는 절차는 어떻게 되는지 정의되어 있다면, 해당 절차에 따라서 수동 적분을 실시할 수 있습니다. 둘째는 수동 적분을 실시한 데이터에 대해서는 수동 적분 파라미터에 대해 확인이 가능하도록 관련 파라미터를 포함한 데이터 처리 방법 파일을 데이터와 함께 보관해야 합니다. 셋째는 검토자 및 승인자가 해당 수동 적분 과정 및 결과에 대해 Audit Trail 정보와 함께 검토 및 승인을 진행해야 합니다. 이러한 과정을 거쳐서 크로마토그래피 데이터에 대해 수동 적분을 적용하는 것이 가능할 것으로 생각됩니다.